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Prozessautomation als Turbo für KMU

Thomas Zink kennt sich mit Prozessautomation aus. Der 33-Jährige wohnt zwischen Mainz und Frankfurt, genauer gesagt in Ginsheim-Gustavsburg, und arbeitet für die dort ansässige yim GmbH & Co. KG, einem IT-Dienstleister mit Fokus auf Enterprise Service Management Prozesse (ESM) und Prozessautomation. Als Account Manager hat er viel spezifisches Wissen gesammelt und gibt in seinem Vortrag zum Thema Prozessautomation interessante Einblicke.

Thomas Zink hat einen Meister als Anlagenmechaniker für Sanitär und Heiztechnik, verfügt somit über ausgeprägte handwerkliche Erfahrung, die die Arbeitsrealität seiner Kunden widerspiegelt und hat darüber hinaus als Betriebsleiter eine Firma selbstständig geführt. Nach seinem Einstieg bei yim hat er sich intern zum Account & Sales Manager weitergebildet und betreut nun dort Automatisierungsprojekte bei kleinen und mittleren Unternehmen. In unserer Lunch&Connect-Reihe teilt er seine Erfahrungen und zeigt uns die Herausforderungen auf, die er bei vielen Unternehmen beobachtet hat und die Prozessautomatisierungen als Problemlösung so erforderlich machen.

Ausgangslage & Erfahrungsbericht: wo entstehen Mängel im Unternehmen?

Aus eigener Erfahrung als Selbstständiger weiß Thomas Zink, dass es vielen Unternehmen an Liquidität mangelt, weil Auftrags- und Stundenzettel nicht rechtzeitig vorliegen oder nicht zeitnah erfasst werden können. Auch die Materialverwaltung macht bei Warenein- und -ausgang häufig Schwierigkeiten, wenn nicht klar ist, was eigentlich vorhanden ist. Mangelnde Registrierung und zu straffe Zeitplanungsprozesse senken ebenfalls die Effizienz und Ertragskraft von KMUs. Vieles liegt hier im Argen, weil die Abläufe im stressigen Arbeitsalltag aus Überlastung oder Überforderung nicht eingehalten werden können. Prozessautomatisierung ist ein probates Mittel dafür, diesen Flaschenhals aufzulösen und Verbesserungen zu schaffen.

Herausforderungen im KMU-Kontext erkennen und individuell lösen

Doch wie gelingt es nun, Digitalisierung nicht als unsicheres und teures Investment abzulehnen sondern als Zukunftsweg zu betrachten und in die Unternehmensprozesse zu etablieren? Wo das Zusammenspiel zwischen Mitarbeitenden, Management und Mindset stimmig ist, sind Mängelbeseitigung und Effizienzsteigerung durch fließende und vordefinierte Prozesse durch Automation durchaus mit großem Erfolg umsetzbar. Oft hapert es eher an der Bereitschaft, sich auf neue Methoden und Prozesse einzulassen. Besonders bei älteren Teammitgliedern gilt es, diese Berührungsängste ernst zu nehmen und ihnen Brücken über den Mehrwert zu bauen. Damit lassen sich Komplikationen bei Automatisierungsprojekten vermeiden oder gut beherrschen. Es ist sehr wichtig, alle Beteiligten an diesem Veränderungsprozess mitzunehmen und die Verbesserungspotenziale aufzuzeigen, damit diese auch wirklich spürbar sind und regelmäßig genutzt werden. Denn nur so können sie als Bestandteil des täglichen Arbeitens ihre komplette Wirkung entfalten. Eine gute Einführung und Schulung ist somit für Thomas Zink erfolgsentscheidend.

Die Lösung liegt in exakt abgestimmter Unterstützung

Yim setzt auf Softwareroboter, die nach individueller Programmierung zu Entlastung und Kapazitäten Erhöhung (Mitarbeiter werden von stupider Arbeit befreit, um wertsteigende Arbeit zu übernehmen), wie zu mehr Effizienz führen. „Robots as a Service“ für jedermann, hochverfügbar und skalierbar. Betrieb und Wartung inklusive sind die Devise. Yim berücksichtigt dabei (nicht) vorhandene Schnittstellen zu vorhandener Software und den aktuell verfügbaren Wissensstand bei den Mitarbeitenden. Mit cleverer IT- und Software-Auswahl und Brückentools gelingt somit Prozessautomatisation ab jedem Ausgangspunkt. Ob serverbasiert oder in der Cloud: Anknüpfen lässt sich an vielen Ist-Niveaus, sodass mit überschaubaren Investitionen sehr gute Ergebnisse erzielt werden können. Auch automatische Fehlererkennung ist ein interessanter Mehrwert, den Cloud-Lösungen bieten. Ausfallsicherheit ist ein weiterer Aspekt, von dem KMUs profitieren. Dass diese Lösungen erweiterbar sind, ist ein weiteres Plus, um generisch und gesund in Automatisierung hineinzuwachsen und sich Schritt für Schritt heranzutasten.

Welche Vorteile bietet Automatisierung?

Softwareroboter bieten schnellere Bearbeitungszeiten, größere Geschwindigkeit, sicherere Fehlererkennungsanalyse. Erst einmal in Betrieb genommen, überzeugen die Ergebnisse meist mit einem Wow-Effekt. Viele Vorteile bei Zeitersparnis und Kostenreduktion werden damit sichtbar, was die Akzeptanz enorm steigert. Wer sich ausrechnet, dass diese Unterstützung in kleinen Prozessschritten bei jedem Mitarbeitenden in Summe aufs Jahr gerechnet ganze Arbeitstage einspart, schätzt die Nutzung umso mehr. Wenn selbst ein Ein-Mann-Betrieb deutliche Effizienzsteigerungen erfährt, lassen sich Automatisierungsprozesse bei einer höheren Anzahl an Mitarbeitenden umso schlagkräftiger argumentieren. Die Erfahrung unseres Netzwerkpartners zeigt: „Wer nicht mit der Zeit geht, wird früher oder später von ihr übergangen.“ Wie wir bereits sagten: Thomas Zink kennt sich aus…